For regnskapspliktige virksomheter nærmer det seg tid for årsoppgjøret, og mange ting skal forberedes og komme på rett plass. I dette nyhetsbrevet finner du noen nyttige tips til hvordan du forbereder deg til årsoppgjøret 2023.
30 tips for årsoppgjøret!
1. Skattemelding for næringsdrivende – starthjelp
Skatteetatens starthjelp for næringsdrivende kan være et godt utgangspunkt når du skal forberede deg til årsoppgjøret – enten det er første gang du skal gjennom et årsoppgjør, eller om du bare ønsker å oppdatere deg på prosessen. Her finner du blant annet rettledninger, ny skattemelding og lignende, samt en beskrivelse av hvordan du kan endre tidligere skattemeldinger. Enkeltpersonforetak skal levere skattemeldingen i nytt format – enten i regnskapssystemet eller i portal på skatteetaten.no. Fra inntektsåret 2023 må alle selskaper (AS, DA/ANS, KS mv.) sende inn ny, digital skattemelding via et årsoppgjørssystem eller regnskapssystem. Enkeltpersonforetak med revisjonsplikt må også levere næringsspesifikasjonen gjennom et regnskap- eller årsoppgjørsprogram.
2. Det handler om planlegging
Å få til en god prosess med årsoppgjøret handler i stor grad om god planlegging. Det bør avklares i god tid hvem som skal gjøre hva, og til hvilken tid. Organiser og planlegg arbeidet så godt som mulig gjennom året – ikke minst i årsoppgjørsperioden. Lag deg kontrollister og «to-do-lister» med datoer.
Belønn deg selv ved å krysse av etter hvert som de forskjellige oppgavene er blitt gjort!
3. Revisor kan bidra i planleggingen
Din revisor kan både være behjelpelig med å utarbeide en plan for årsoppgjøret og avstemme og justere en plan som virksomheten allerede har utarbeidet. Gjør gjerne det tidlig på høsten. Ønsker du å ta opp andre problemstillinger, er det vanligvis også bedre å gjøre dette før nyttår enn etter. Du er ikke den eneste revisoren skal hjelpe!
4. Behov for utvidet overtidsarbeid?
Litt vel mye å gjøre i perioden med årsoppgjør? Da bør virksomheten også vurdere om den bør søke Arbeidstilsynet om dispensasjon fra arbeidstidsbestemmelsene. Husk at søknaden må sendes inn senest fire uker før arbeidet starter, og at arbeid tilbake i tid ikke kan godkjennes. Du finner søknaden på Arbeidstilsynets nettsider.
5. Viktige frister for årsoppgjøret!
På Revisorforeningens nettsider finner du en oversikt over noen frister for årsoppgjøret 2023.
6. Lønn – gjør mest mulig i november
I desember og rundt lønnsinnberetningen i januar blir det travelt! Avstem lønn per november – slik at du kan gjøre eventuelle rettelser innen for eksempel personalrabatter, gaver, privat bruk av bonuspoeng og så videre i desember.
7. Tap på kundefordringer? Sjekk i november
Kundefordringene bør du også gjennomgå i november, og se da spesielt på allerede forfalte poster. Kjør ut en aldersfordelt liste og vurder om forfalte poster skyldes manglende betalingsevne eller manglende betalingsvilje.
8. Leverandørene må du også sjekke
Kjører ut lister fra leverandørreskontro – på samme vis som kundefordringer – i november og per 31. desember. Les mer på Revisorforeningens nettside.
9. Forbered varetellingen, lag telleinstruks, sjekk prisregisteret
Planlegg varetellingen i god tid for å sikre at alt er på plass. Utarbeid en telleinstruks der det for eksempel angis tidspunkt og varighet for telling, hva som skal telles, ansvarsfordeling, krav til merking av telte områder, krav til kontrolltellinger, behandling av ukurante varer og kontroll av inn/ut av lager. Sjekk også om prisene i varelagersystemets prisregister er i samsvar med det prinsippet foretaket har valgt for tilordning av anskaffelseskost.
10. Avstem før nyttår – oppgi endelige frister
Gjør unna så mye som mulig av avstemmingsarbeidet før nyttår. Innhent saldoforespørsler fra kunder og leverandører for å kontrollere og avstemme mellomværende. Gi de ansatte en siste frist som de kan forholde seg til for å levere utgiftsbilag til årsregnskapet.
Avklar usikre poster i regnskapet med de som er ansvarlige. Avstemmes regnskapet per november, kan eventuelle differanser avklares før nyttår.
11. Kostnadsføre eller balanseføre?
Bør innkjøp kostnadsføres eller balanseføres (og dermed avskrives)? I praksis legges ofte de skattemessige reglene til grunn også regnskapsmessig. Det vil si at driftsmidler skal balanseføres dersom de har en anskaffelseskost på over 15 000 kroner og en brukstid på over tre år. I forslaget til statsbudsjett for 2024 er det foreslått at grensen for kostnadsføring økes til 30 000 kroner.
12. Fradragsveiviseren for enkeltpersonforetak
I Skatteetatens fradragsveiviser finner du informasjon om de vanligste utgiftene du kan ha krav på å fradragsføre i skattemeldingen for enkeltpersonforetak, men være oppmerksom på at du kan ha rett på flere fradrag enn det som fremkommer her.
13. Lån fra selskap til aksjonær – lån eller utbytte?
Er det gitt lån til personlig aksjonær i selskapet eller noen av dennes nærstående personer, behandles det som hovedregel skattemessig som utbytte for aksjonæren, men etter aksjeloven og regnskapslovens regler anses dette som et lån. Det er visse unntak fra dette, les mer hos Revisorforeningen.
14. Årsavslutningen starter med banken
Når alle bilag er ført, er det mest naturlig å begynne en årsavslutning med å avstemme banken. I utgangspunktet skal saldo per 31.12. i regnskapsprogrammet og saldo på kontoutskriften fra banken per 31.12 være den samme. I motsatt fall må du finne ut hva avviket er, og rette regnskapsføringen. Husk å føre renter per 31.12. Kravet til dokumentasjon av bankinnskudd, lånegjeld, kontanter og lignende følger av bokføringsforskriften § 6-2.
15. Registrer alle bilag
Sørg for å registrere alle bilag før du starter på årsavslutningen. Registrer alt du har liggende for foregående regnskapsår som du vet om, noe annet vil bare komplisere selve årsavslutningen. Har noe likevel blitt liggende, for eksempel fordi det har vært usikkerhet om hvordan noe skulle behandles, få det gjort så raskt som mulig.
16. Justering og tilbakeføring av inngående merverdiavgift
Har virksomheten justeringspliktige kapitalvarer (fast eiendom eller gjenstander av større verdi), må det vurderes om det må gjøres en årlig justering på grunn av bruksendring, eller justering i løpet av året på grunn av salg eller annen overdragelse. Det skal foreligge dokumentasjon for bruken av kapitalvarer gjennom året. Ved salg eller annen overdragelse skal avtaler om overdragelse av justeringsplikt/-rett være inngått og dokumentert.
17. Omtvistede tilvirkningskontrakter – riktig innberetning av inngående og utgående avgift
Fra og med 1. januar 2023 skal innberetning av merverdiavgift knyttet til fordringer som har sitt grunnlag i omtvistede tilvirkningskontrakter, utsettes inntil det omtvistede kravet er avklart eller betalt. Bestemmelsen får betydning både for når entreprenøren skal ta med utgående avgift i mva.-meldingen, og for når byggherre kan føre fradrag for inngående avgift i mva.-meldingen. Bestemmelsen gjelder ikke når partene er nærstående.
18. Balansen må dokumenteres
Bokføringsloven krever at alle balanseposter per 31.12 som ikke er ubetydelige, skal dokumenteres. Dette for å underbygge balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet.
19. Avstem merverdiavgiften
For å avstemme merverdiavgiften må du se på oppgjørskontoen for merverdiavgift (ofte konto 2740). Per 31.12. bør saldoen på denne kontoen være den samme som du skylder (eller har til gode) merverdiavgift for 6. termin. Dersom dette ikke er tilfellet, må du undersøke hvorfor.
20. Tidsavgrensninger
Kartlegg alle periodiseringer som må gjøres, ved å sammenligne mot fjorårets avsetning, analyser mot resultatposter og kontroller mot bilag påfølgende måned. Les mer om tidsavgrensninger på Revisorforeningens nettsider.
21. Pensjoner og forsikringer
En del personforsikringer er innberetningspliktige. Den ansatte må betale skatt mens bedriften må betale arbeidsgiveravgift av det forsikringen koster. Be tidlig forsikringsselskapet om en oversikt over den andelen forsikringer som skal innrapporteres i a-meldingen på de ansatte. Da har du også grunnlaget som det skal beregnes arbeidsgiveravgift av.
Be forsikringsselskapet/aktuar om alle nødvendige beregninger når det gjelder kostnader og forpliktelser i forbindelse med fremtidige pensjonsforpliktelser. På Norsk Regnskapsstiftelse sine nettsider finnes en oversikt over pensjonsforutsetninger.
22. Oversikt over biler
For selskaper med bil i næring skal det noteres kilometerstand per 31.12., biltype/modell og registreringsnummer.
23. Vurder egenkapitalsituasjonen
Styret skal etter aksjeloven påse at virksomheten til enhver tid har forsvarlig med egenkapital, men det er kanskje naturlig å ta en ekstra sjekk rundt årsskiftet etter hvert som «brikkene» faller på plass.
24. Aksjonærregisteroppgaven
I aksjonærregisteroppgaven melder du inn eventuelle endringer i hvem som eier aksjer, hva som er utdelt i utbytte gjennom året, kapitalendringer og så videre.
25. Bærekraft blir stadig viktigere
Sett av litt tid for å vurdere om noen av virksomhetens verdier er påvirket/ødelagt som følge av klimaendringer, og hvor stor betydning dette eventuelt har. Bærekraftsforhold kan både påvirke anleggsmidlers salgsverdi og bruksverdi. Les mer på Revisorforeningens nettsider.
26. Enklere for små foretak
Har du fått med deg at det er gjort forenklinger i regnskapsloven for små foretak, spesielt når det gjelder noteopplysninger? Det er nå kun tre noteopplysninger som må gis, uavhengig av betydningen for årsregnskapet. Det er opplysninger om antall årsverk, egne aksjer samt lån og sikkerhetsstillelse til ledende personer, aksjeeiere og lignende.
Norsk Regnskapsstiftelse (NRS) har oppdatert standarden NRS 8 God regnskapsskikk for små foretak.
27. Tvangsmulkt
Dersom du ikke sender inn pålagte oppgaver, ikke retter deg etter pålegg om bokføring, eller ikke gir opplysninger etterspurt i en kontroll fra skatteetaten, kan du bli ilagt tvangsmulkt.
28. Kvalitetssikre skattekostnaden
De fleste årsoppgjørsprogram gjør en automatisk skatteberegning, men det er uansett virksomheten som er ansvarlig for om denne blir riktig, og det er derfor viktig å kvalitetssikre beregningene.
29. Utbytterestriksjoner ved tilskudd
Har eierne vedtatt utbytte, selskapet avgitt konsernbidrag eller lignende i 2023? Husk å sjekke om selskapet har mottatt tilskudd i ordninger med utbytterestriksjoner eller utbytteforbud. I så fall skal støtten tilbakebetales. Les mer hos Revisorforeningen.
30. Løft bolig, fritidsbolig, båt etc. ut av selskapet
Myndighetene vil til livs at selskaper dekker aksjonærers private kostnader, typisk at et selskap investerer i fast eiendom og andre formuesobjekter som skal brukes av en eller flere aksjonærer. Regjeringen vil arbeide videre med forslaget til nye særregler for privat konsum i selskaper, som ble sendt på høring i 2022. Det tas sikte på å fremme et forslag i 2024, med ikrafttredelse i 2025. Les mer om dette på Revisorforeningens nettsider.
Hvis du lurer på noe angående årsoppgjøret, er du velkommen til å ta kontakt med oss i PKF ReVisjon. Vi er alltid tilgjengelige for å gi hjelp og gode råd.
